Vorlagenorientierte Dokumenterstellung
Unternehmen und Organisationen produzieren tagtäglich eine Vielzahl an Dokumenten. Dies betrifft vor allem den Versand von Geschäftsbriefen, Rechnungen, Verträgen oder die Bewerbung von Produkten und Services.
Vorlagenorientierte Dokumenterstellung
Herausforderungen
In vielen der produzierten Dokumente müssen regelmäßig Daten angepasst werden, z.B. Datumsangaben, Kundendaten oder Rechnungsnummern. Die Anpassungen müssen dabei umständlich manuell eingepflegt werden, was einen erhöhten Aufwand und ein höheres Fehlerrisiko bedeuten.
Lösungsbeschreibung
Anlage und Bearbeitung von Templates - Hierbei wird vorzugsweise Microsoft Word™ verwendet. Dafür wird ein individuelles AddIn zur Verfügung gestellt.
Schnelle Dokumentenerstellung
In vielen der produzierten Dokumente müssen regelmäßig Daten angepasst werden, z.B. Datumsangaben, Kundendaten oder Rechnungsnummern. Die Anpassungen müssen dabei umständlich manuell eingepflegt werden, was einen erhöhten Aufwand und ein höheres Fehlerrisiko bedeuten.
Ihre Vorteile mit dem Dokumentenerstellungssystem
- Änderungen in Templates sofort wirksam, ohne Programmierung. Entfall von Arbeitsschritten durch die Suche nach der richtigen Vorlage in einem Repository.
- Jederzeit um zusätzliche Datenschnittstellen, Funktionalitäten und Anwendungsszenarien erweiterbar (Offenes System).
- Keine zusätzliche Software oder Fachwissen notwendig. Zur Bearbeitung von Templates wird vorzugsweise Microsoft Word™ verwendet.
- Der Generierungsprozess basiert auf dem Standard Office Open XML und ist somit losgelöst von Microsoft Office. Somit entstehen keine Lizenzkosten.
- Intuitive Bearbeitung via Drag & Drop. Vorschau Funktion mit ad hoc Generierung des Dokumentes anhand von Testdaten.
- Die Lösung setzt auf der Basis bereits bestehender Komponenten und Produkte auf. Verwendung bereits bekannter und etablierter Produkte.
Von Ihrem individuellen Template bis zum Dokument
Anlage und Bearbeitung von Templates - Hierbei wird vorzugsweise Microsoft Word™ verwendet. Dafür wird ein individuelles AddIn zur Verfügung gestellt.
Datenquelle - Durch das Fehlen von Formatvorlagen lässt sich nahezu jede Datenquelle anbinden. Die Integration in bestehende Anwendungen ist problemlos möglich.
Generierung - Im Generierungsprozess werden die Informationen aus der Datenquelle in das Template eingebunden. Dabei werden bspw. Bedingungen von einer Rule-Engine aufgelöst oder Bausteine eingebunden.
Weiterverarbeitung - Das Zieldokument lässt sich in weitere Formate (z.B. PDF) umwandeln. Es kann via E-Mail versandt oder mit der Speichermöglichkeit Ihrer Wahl verwaltet werden.
Einbindung einfacher Datenfelder, grafische Signierung (Bar- und QR-Codes) oder dynamischer Tabellen
Auslagerung von häufig verwendeten Abschnitten (wie Kopf- oder Fußzeilen) in Bausteine
Einsatz einer Rule-Engine, d.h. Darstellung von Daten nur, wenn eine Regel erfüllt ist (z.B. Hinzufügen oder Entfall von Paragraphen oder Geschlechterunterscheidung)
Ansprechpartner für Projekte
Wenn Sie mehr über unsere Projektarbeit wissen möchten oder ein konkretes Angebot wünschen, melden Sie sich doch einfach bei unseren Experten.
Bereichsleiter
Application Development
Stellvertretender Bereichsleiter
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